Organisatie activiteiten

Organiseren van activiteiten

Veel activiteiten worden georganiseerd door een bewoner uit onze buurt. Hieronder staan een aantal handige tips om deze activiteit goed te laten verlopen.

  • Elke activiteit heeft een contactpersoon. Deze staat vermeld in het buurtkrantje van het betreffende jaar.
  • Vanuit het bestuur is er richting deze contactpersoon ook een vast aanspreekpunt.
  • U (als contactpersoon voor de activiteit) krijgt van uw aanspreekpunt uit het bestuur bericht hoeveel deelnemers er zijn en de contact gegevens van deze deelnemers.
  • Als er kosten aan de activiteit verbonden zijn, dan draagt de buurtvereniging € 2,50 per deelnemer bij aan deze kosten.
  • Wilt u kosten declareren? Dat kan bij onze penningmeester. Gebruik dan dit formulier
  • De meeste deelnemers kunt u via mail bereiken. Is er geen mailadres bekend? Dan kunt u telefonisch contact opnemen of langsgaan (en een briefje in de bus werkt vaak ook).
  • Zeker te weten of iemand komt of niet? Vraag  in uw mail altijd om reactie! Dus bericht of iemand niet komt én of iemand komt.
  • Sommige activiteiten moeten van te voren voorbereid worden, bijv. inkopen van producten. Zorg dus dat u op tijd weet wie wel of niet komen. Dit om te voorkomen dat er te veel ingekocht wordt.
  • Zijn er al producten gekocht en zegt toch nog iemand af? Dat kan gebeuren. Een paar mogelijke oplossingen. Kan er iemand de plaats innemen of kunnen producten retour? Er kan veel in overleg. Lukt dat echt niet? Dan zit er niks anders op dan dat de deelnemer die afzegt deze kosten toch moet betalen. Vermeldt in de mail waarin u de deelnemers inventariseert dat dit kan gebeuren. Dan is het geen verrassing.

  • Privacy
    In verband met de privacy van onze leden zijn er een paar mailspelregels:
  1. U zet in de 'aan' uw eigen e-mailadres.
  2. u zet in de BCC (blind copy) de e-mailadressen van de deelnemers. Zo krijgt iedereen wel de mail maar de mailadressen blijven prive.